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TRABAJANDO SEGUROS EN LA COVIDIANIDAD,ENFRENTANDO CON ÉXITO LA LUCHA CONTRA EL COVID-19

Para nadie es secreto que ningún país, gobierno, sector, empresa o persona estaba preparada para enfrentar los desafíos que traería consigo la pandemia del COVID-19.República Dominicana no fue la excepción, ni tampoco la Cámara de Comercio y Producción de Santo Domingo (CÁMARA SANTO DOMINGO).

 

Tan pronto como se confirmó la presencia del virus en el territorio dominicano, en la CÁMARA SANTO DOMINGO nos dispusimos a implementar y activar un protocolo de seguridad. Ojo, el diseño de dicho protocolo fue súper veloz porque había algo muy importante que no teníamos: ¡Tiempo!
 

Si bien como institución contamos con un reciente,  actualizado  y  moderno  manual de contingencia y continuidad de nuestras operaciones, el mismo no contenía un capítulo con estrategias para enfrentar el reto particular que implicaba el COVID-19.
 

 
Entonces nos quedaban dos importantes  guías sobre las cuales comenzar a accionar de manera inmediata: primero, el sentido común para    implementar    acciones     preventivas  y efectivas. Segundo, utilizar referencias, experiencias y  parámetros  internacionales, de países que ya habían batallado o estaban batallando contra la enfermedad.

El protocolo  que  implementaríamos  debía ser eficaz, sí o sí,  y  garantizar  la  seguridad de nuestros empleados, de clientes y por demás, nos debía permitir  seguir  ofreciendo el servicio de Registro Mercantil, que es de primera necesidad para que las empresas puedan operar.
 
Es importante aclarar que cuando decimos que el servicio de Registro Mercantil es prioritario para las empresas, no estamos exagerando.

Sin un Registro Mercantil actualizado las empresas no pueden operar, no pueden acceder a financiamientos ni a facilidades que posteriormente serían anunciadas por el gobierno como medidas paliativas para enfrentar la crisis económica resultante del COVID-19.

Vale destacar que éramos una institución que operaba y ofrecía sus servicios 100% de forma presencial. El tiempo apremiaba y, en menos de una semana, debíamos estar en capacidad de operar de forma virtual. ¡El reto era grande!
 


 
 


NUESTRAS PRIMERAS DECISIONES:

•    Clasificar el personal acorde a su vulnerabilidad a fin de dejar en operación presencial a los de menor riesgo.
•    Aislar inmediatamente en sus hogares el personal con condiciones de salud pre- existentes, embarazadas y mayores de 60 años de edad.
•    Instalar equipos de telecomunicaciones e informática en las casas de los empleados para fines de teletrabajo.
•    Proveer accesos remotos seguros a los sistemas internos a personal clave para mantener las operaciones del Registro Mercantil.

De manera simultánea, trabajamos rápidamente en el reforzamiento de la protección del personal que permanecía presencial en nuestras oficinas, así como la de los clientes que asistían a solicitar nuestros servicios. Por lo que:

•    Se aumentaron los dispensadores con gel desinfectante para los clientes
•    De manera individual se dotó a cada representante de servicio al cliente de desinfectantes (rociadores de alcohol, sanitizantes, etc) y equipos de protección: máscaras plásticas, mascarillas desechables y guantes
•    Se delimitó el espacio con separadores de fila para mantener distancias recomendadas
•    Se aumentó la frecuencia de limpieza del área de plataforma
•    Se instaló un vidrio separador entre analista CCPSD y cliente

 


CIERRE DE OPERACIONES PRESENCIALES Y LA CONSECUENTE TRANSFORMACIÓN

 
Tan pronto como las autoridades nacionales indicaron el cese de operaciones para las Cámaras de Comercio a nivel nacional, pusimos entonces en funcionamiento la  primera  fase de nuestro servicio en línea a través del portal enlinea.camarasantodomingo.do que permite a los usuarios de Registro Mercantil solicitar 5 tipos de transacciones: renovación, duplicados, certificaciones, copias certificadas y actualización de datos.

Adicional y por primera vez en la historia, dábamos paso a una nueva modalidad en nuestra vida laboral: el teletrabajo.

Desde nuestros hogares, colaboradores de todas las áreas ya estaban habilitados para seguir dando soporte a las transacciones de Registro Mercantil, a responder las inquietudes que traía consigo el nuevo servicio en línea  y a resolver los impasses que surgían como consecuencia natural de un cambio.

Las redes sociales y nuestro correo info@camarasantodomingo.do se convirtieron en los canales de comunicación por excelencia, a través de los cuales nuestros usuarios externaban sus dudas, quejas y/o felicitaciones por el nuevo servicio en línea.
 
Las reuniones virtuales pasaron a ser la forma más eficiente de mantenernos comunicados con los diferentes equipos internos para planeación/monitoreo y ejecución de acciones necesarias para mantener la operación en línea y adicional, comenzar a prepararnos para cuando llegara el momento de la reapertura.

A nivel administrativo se establecieron nuevos procesos de trabajo como pagos electrónicos; reuniones virtuales también con suplidores a fin de mantener activos todos los proyectos previsto para este 2020.

Se dio inicio a la celebración de eventos virtuales gratuitos (webinars) sobre temas de actualidad e interés para el empresariado, con el fin de llevar orientación sobre la denominada nueva normalidad y como ir adaptando los negocios a los retos de un  nuevo  modelo de comunicación, a una nueva forma de ofertar productos y/o servicios y, en sentido general, temas que ayuden a los diferentes sectores a prepararse para la reactivación. En la actualidad se continúan realizando mínimo dos eventos virtuales gratuitos semanales y en promedio cada evento ha logrado la asistencia de unas 300 personas.
 


DIGIFIRMA NUESTRO PRODUCTO ESTRELLA EN ESTA CRISIS

 
Si bien desde hace años tenemos a disposición del empresariado el producto de firma electrónica en el marco de esta crisis del COVID-19 este producto ha sido instrumentado para darles la capacidad a las personas de firmar sin tener que encontrarse presencialmente.

Por tal razón, Digifirma ha experimentado un auge   e impulso significativo en los distintos sectores productivos, registrando un significativo aumento en las emisiones de certificados de firma digital. Nuestro producto ha venido a ayudar a las empresas como  la perfecta solución durante la covidianidad para no sólo facilitar el hacer negocios sino para mantener en operación los mismos.
 
grandes ventajas que ofrece contar con documentos firmados digitalmente a través de una herramienta que por demás tiene validez jurídica.

Durante este estado de emergencia nacional, la Cámara de Santo Domingo ha estado trabajando directamente con organismos públicos y  con actores multisectoriales para aclarar todo tipo de dudas técnicas y legales para la eficaz utilización de Digifirma, así como las ventajas de la implementación de las firmas digitales en proyectos que incidan en la población dominicana, para que en consecuencia el uso de esta herramienta de seguridad tecnológica se pueda afianzar cada vez más en todo el empresariado
 

LA CRISIS NOS OBLIGA A SER CREATIVOS Y REINVENTAR NUESTRA MODALIDAD DE SERVICIO:

 
En el transcurso de esta fase, y preparándonos para lo que sería el reinicio de operaciones presenciales, nuestro Departamento de Tecnología trabajó en el diseño de una aplicación de citas para los usuarios de Registro Mercantil, de forma tal que para cuando nos autorizaran abrir, nuestros clientes reservaran previamente su cita de depósito de documentos.

La aplicación de citas fue desarrollada de forma tal que sólo permite la presencia en sala de máximo 5 clientes, a ser atendidas por igual número de representantes de depósito trabajando presencialmente. Se estableció además una diferencia  de  5  minutos  entre  la hora de las citas que atenderá cada representante, de forma tal que los 5 clientes que pueden acceder al mismo tiempo, tampoco coincidan en su totalidad.

La disponibilidad de citas está configurada para que la última atención sea 2 horas antes del horario establecido para el toque de queda, para con esto garantizar que tanto clientes como empleados puedan llegar a tiempo a sus hogares.

En el caso de retiro de transacciones listas, se estableció un nuevo esquema de atención por orden de llegada, lo que significa que sólo se permite la entrada de un (1) cliente a la vez, con el fin de garantizar que las interacciones
 
entre clientes sean mínimas y de corta permanencia.

Los usuarios que deben esperar su turno de atención para recoger una transacción lista, lo deben hacer en la parte exterior de nuestra oficina, en un espacio de espera debidamente señalizado, a una distancia de 2 metros uno de otro, para evitar aglomeraciones y garantizar el distanciamiento social

EL NUEVO NORMAL:

El lunes 20 de abril de 2020 fuimos autorizados a reabrir nuestras puertas, exclusivamente para ofrecer el servicio de Registro Mercantil. Lo hicimos reforzando todas las medidas de seguridad y prevención contra el COVID-19.

Sin dudas, el reto era grande pero el compromiso  de  servirle  a  las  empresas   que necesitaban operar en marco de esta pandemia y para ello necesitaban realizar algún trámite de su Registro Mercantil, era aún mayor.

A los fines de brindar un espacio óptimo tanto para nuestros colaboradores como para nuestros clientes, implementamos nuevas medidas, que sin duda forman parte de la nueva normalidad a la que todos debemos adaptarnos y acostumbrarnos.
 

 
Como parte del protocolo de seguridad, se mide la temperatura corporal de toda persona que va a ingresar a las instalaciones de la Cámara, tanto empleados como usuarios, garantizando con esto la identificación temprana de síntomas. No se deja acceder personas cuya temperatura corporal este sobre los 37.5 grados

Es obligatorio el uso de mascarillas para todo el que entre a la institución; no se permite el ingreso de acompañantes; adicional, fueron eliminadas las sillas de espera, colocando solamente 5, para igual número de personas que pudieran coincidir en sala, dichas sillas  se colocaron guardando las medidas de distanciamiento recomendadas.

También implementamos la buena práctica de “puertas abiertas” entre posiciones de trabajo, áreas comunes y oficinas, para disminuir con esto la manipulación de manubrios y cerraduras y con ello reducir cualquier foco de contagio.
 
A nivel de nuestros empleados, sólo el 13% del personal se encuentra dando servicio de manera presencial; a todos se les está proveyendo transporte privado y se implementó el programa de trabajo con rotación cada 15 días para reducir riesgos.

Nos atrevemos a compartir nuestra experiencia y calificar las medidas implementadas como exitosas pues hasta la fecha, y a un mes de haber reiniciado las operaciones presenciales, ningún colaborador de la CCPSD ha sido diagnosticado con COVID-19.